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チーム内での最低限の情報共有に有効なひとつの方法

この前に書いた以下の記事の中で、チームとして最低限「なんのためにやっているかという目的を共有すること」「そのためにいまメンバーが何をしているか分かること」、この二つが必要だと書きました。

 

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では、この二つの条件を達成するためには具体的にどうすればいいのでしょうか?

たとえば雑談などでも、このふたつの条件は達成できます。

雑談の中で今やっていることや目的について話せば、情報を共有できます。

しかし、雑談だけになるとどうしてもチームの中で情報共有の濃さに濃淡が出やすく、忙しくなってくれば雑談も少なくなり、情報共有すらできなくなる可能性もあります。

そうなればだれが何をやっているのがわからなくなり、チームではなく、単なる人の集まりになってしまうでしょう。

情報共有の濃さにちがいがあるのは、ある程度は仕方ないかもしれませんが、最低限チーム全員が知っておかねばならないことがあるはずです。

そして、忙しさによって頻度が変わらないようにする必要があります。

そのための一つの施策が「朝会」です。

かっこよさげに言うなら「デイリーミーティング」です。

とりあえずこの記事の中では「朝会」として統一しておきます。

毎日決まった時間にミーティングをおこない、情報の共有を行うことで、頻度を保ち、最低限の情報を共有します。

わたしの所属するチームで現在最低限共有していることは

  1. 昨日何をしたか
  2. 今日何をするか
  3. なにか困っていることはないか

この3つです。

あなたがもし朝会をする場合は、所属するチームの状況などに合わせて変更してください。

ただし、毎日やることなので5分〜10分と短い時間で収まるようにしましょう。負担になれば、いつの間にか形骸化して立ち消えになってしまいます。

こうした朝会を毎日することで、チームとして活動できることが増えてくるはずです。

昨日何をしたか、そしてその結果どうだったか、これが毎日共有されることで、その結果を自分の仕事に生かすことができます。

また今日何をするかを共有すれば、今日やることがチームの目的に沿っているかどうかを、複数人の目でチェックすることが可能です。

困っていることは、こうしたタイミングがないといいにくいものです。自分一人で解決できない問題も、相談すればすぐに解決することがあります。

しかし、相談できないでずるずると時間を使っていってしまう経験を持っている方も多いのではないでしょうか。

ですからこうした朝会で困っていることを話せるタイミングを作っておくとチームメンバーがより効率的に働くことができます。

わたしもこのタイミングで相談しておくことで、一日の仕事がスムーズに流れやすくすることができるようになってきました。

このようにたった5分の朝会でも、その効果はチームとして動くうえでとても大きなものになります。

そして、この朝会をより効果的にしていくツールがあります。

そのツールが「タスクボード」です。

このタスクボードについて次は紹介したいと思います。

▼チームとしての働き方はこの本をものすごい参考にして活用してます